Переход на онлайн‑кассу: что изменится в бухучете

Заканчивается последняя отсрочка по переходу на онлайн-кассы: с 1 июля 2021 года их должны применять ИП без сотрудников, которые продают товары собственного производства или оказывают услуги.

Расскажем, что изменится для бухгалтера, а также кто должен работать с онлайн-кассой и кто освобожден от нее.

Отражаем в учете покупку онлайн-кассы

В налоговом учете многое зависит от системы налогообложения и стоимости кассы.

На ОСНО бухгалтеры опираются на положения об амортизируемом или не амортизируемом имуществе (ст. 254 и 256 НК РФ):

• Если касса дороже 100 000 рублей и вы работаете с нею больше года, стоимость кассы списывайте равномерно в течение всего срока эксплуатации (п. 1 ст. 256 НК РФ).
• Если касса дешевле 100 000 рублей, она не считается амортизируемым имуществом, ее стоимость учитывайте в составе материальных затрат. Организация или ИП определяют самостоятельно, как отнести к расходам стоимость ККТ (письма Минфина от 26.05.2016 № 03-03-06/1/30414 и от 20.05.2016 № 03-03-06/1/29124).

На УСН «Доходы минус расходы» затраты на кассу можно признать одним из способов:

• Если касса дороже 100 000 рублей, списывайте ее первоначальную стоимость в течение года равными долями (пп. 1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
• Если касса дешевле 100 000 рублей, учтите покупку как материальные расходы (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

В бухгалтерском учете в расходах учитывайте стоимость самой кассы, фискального накопителя и услуг по доставке и настройке. Но если организация ведет упрощенный бухучет, то учитывается только цена кассы (п. 8.1 ФСБУ 6/01).

• Если касса дороже 40 000 рублей и применяется больше года, она попадает под определение основных средств. Тогда расходы на кассу признают через амортизацию в обычном порядке.
• Если касса дешевле 40 000 рублей, в бухучете ее отражают в составе материально-производственных запасов по критериям п. 4 ФСБУ 6/01.

Для отражения покупки используют счет 10.9 “Инвентарь…”. Признание расходов на онлайн-кассу происходит при начале эксплуатации устройства. Бухгалтер сделает следующие записи.

При тратах на кассу меньше 40 000 рублей:

Дт 10 Кт 60 — получили ККТ и оформили как материально-производственный запас;
Дт 26 (44) Кт 60 (76) — учли расходы на настройку кассы;
Дт 26 (44) Кт 10 — передали ККТ в эксплуатацию.

При тратах на кассу более 40 000 рублей:

Дт 08 Кт 60 — получили ККТ и оформили как основное средство;
Дт 08 Кт 60 (76) — списали расходы на настройку в стоимость ОС;
Дт 01 Кт 08 — передали ККТ в эксплуатацию.

Отражаем в учете операции по онлайн-кассе

В учете отражают наличную, безналичную выручку и возвраты, которые проходят через онлайн-кассу. Порядок ведения кассовых операций регламентируется указанием ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014.

Для оформления кассовых операций формирует приходный и расходный кассовые ордеры. Их оформляют по фискальным документам после закрытия смены на онлайн-кассе. ИП освобождены от необходимости оформлять ПКО и РКО (п. 4.1 указания ЦБ РФ).

Покажем проводки для отражения кассовых операций на примере. Допустим, кассир в конце дня закрывает смену и передает бухгалтеру z-отчет. Бухгалтер видит по отчету, что в кассу пришли деньги: 20 000 рублей наличными и 45 000 рублей безналичным расчетом. Он оформляет ПКО на сумму наличных и делает проводки:

• Дт 50 Кт 90.1 — 20 000 рублей — при розничной торговле, наличные расчеты через кассу, если нет аналитики по покупателям, оформляется ПКО;
• Дт 50 Кт 62, Дт 62 Кт 90.1 — 20 000 рублей — при наличных расчетах с контрагентами, если ведется аналитика по покупателям, оформляется ПКО;
• Дт 57 Кт 90.1 или Дт 57 Кт 62 — 45 000 рублей — при безналичной оплате от розничных покупателей, ПКО оформлять не надо.

Чтобы передавать z-отчеты бухгалтеру из кассы автоматически, настройте интеграцию Бухгалтерии с кассовой программой — например, Контур.Маркетом. Тогда бухгалтер будет получать из касс отчеты о закрытии смены и готовые ПКО.

Кто обязан применять онлайн-кассы в 2021 году, а кто нет

Бизнес переходит на онлайн-кассы с 2017 года поэтапно. В 2021 году завершается финальный этап — к июлю закончится отсрочка для ИП. С 1 июля должны применять кассы предприниматели без сотрудников:

• если они оказывают услуги или выполняют работы — это касается дизайнеров, мастеров маникюра и мастеров по ремонту, парикмахеров и пр.;
• если они продают товары собственного производства: одежду, мебель, украшения, пирожные.

Если ИП работает на патенте, касса нужна ему только для видов деятельности, перечисленных в ст. 346.43 НК РФ.

А вот кто может кассу не применять:

• Физлица — включая действующих как страховые агенты (п. 11 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
• ИП на патенте — если не занимаются видами деятельности, которые перечислены в ст. 346.43 НК РФ в пп. 3, 6, 9-11, 18, 28, 32, 33, 37, 38, 40, 45-48, 53, 56, 63, 65.
• Самозанятые — ИП и физлица, которые платят налог на профессиональный доход (п. 2.2 ст. 2 закона № 54-ФЗ).
• ИП и юрлица — если расплачиваются с контрагентами через расчетные счета; если работают в отдаленных или труднодоступных местностях (п.3 ст.2 закона №54-ФЗ); если занимаются видами деятельности из перечня в п.2 ст.2 закона №54-ФЗ — например, сдают собственное жилье, торгуют вразнос, держат киоски с мороженым.